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    一看就會!這些小功能,幫你高效解決文檔管理

    2019-12-25  北京領學者
    在信息技術的影響下,辦公逐漸倡導無紙化、電子化,越來越多的文件會存儲在電腦里。雖然這確實便利,但也出現了下面這些讓人「頭痛」的問題:
     
    • 想找一個文件卻不知道放在哪里

    • 想到家里辦公,卻忘記拷貝文件

    • 文件更新后,卻找不到之前的版本

            ……
     
    對于這些問題,其實都能稱之為「缺乏文件管理」。那如何解決它呢?

    今天,就跟大家講講如何通過 WPS,零門檻上手文件管理,快速找到想要的文件。


    01

    文件管理的四個重點


    電腦中浩如煙海的文件,也逐漸讓「文件管理」成為了一門大學問,很多人會基于實際場景需求,總結出屬于各種各樣的方法和習慣。

    但事實上,都離不開以下 4 點:


    下面我們將結合上圖提及的 4 點,為大家解構如何用 WPS 實現初步的文件管理。


    02

    善用高效的首頁,解決備份和同步


    在 WPS 2019 中,全新的首頁有著「最近打開、個人中心」2 個快捷欄,它們將幫助你快速上手最基礎的文件管理。

    如若將文檔備份至 云文檔,那么便能充分發揮文件管理功能。

     

      給文件加星標

     
    如果需要經常打開一些文件,你可以選中已上傳到云文檔的文件,右鍵單擊選擇「添加星標」。

    添加后,便能直接在首頁「最近打開」的 ??星標中快速打開,不需要再花費時間尋找。

    (添加好星標后,便能在左側「星標」找到文件)

    敲重點!給文件添加「星標」的行為,將會自動備份到 WPS 賬號之中。

    也就意味著,無論你換到任何電腦、手機,只要登錄同一賬號,便能直接快速查看、編輯,解決重要文件不知道放哪里的煩惱。

    (手機上,點擊上方的星標也能查看)

      實時同步的文件夾管理


    在 WPS「云文檔」中,你可以直接新建文件夾,并支持將文件移動至文件夾中,方便直接對文件進行分類。

    而這些管理好的文件夾,將會保存至 WPS 賬號;即便切換至不同設備,也將保持一致。


    以我自身工作為例,我可以將工作分為多個不同方向的文檔,即便臨時有事,也能在路上/ 在家里直接登錄 WPS 查看、編輯,不再受限于公司辦公電腦。


    值得一提的是,不同設備間打開過的文檔,WPS 「云文檔」會創建一個以設備名稱命名的文件夾自動加密備份,防止意外退出導致文件丟失,也進一步實現跨設備辦公。

    你可以點擊 WPS 左側的「云文檔」,可看到文件夾「我的設備」,點擊便能看到不同設備的子文件夾。


    此外,WPS 2019 還支持給文件夾創建快捷訪問方式——常用

    僅需在云文檔中,右鍵單擊文件夾,選擇「固定到常用」后,該文件夾便能在首頁面板中快速訪問。

    (即便切換設備,登錄賬號后,該設置也能同步)


    02

    用云文檔,解決繁瑣的命名

    對于絕大多數用戶而言,文件管理的難點是「文件命名」,而更大的難點則是對同一個文件、不同版本的命名

    比如說:我們編輯好一份文檔后,總會需要經過給領導同事檢查,接著再根據修改意見反復修改、反復檢查......

    這種時候,對這類文件的命名方式便會影響到后續查找(有時候自己本人也會分不清!!)


    但如果你選擇使用 WPS 云文檔,那么便不會存在上述的問題了,因為給同一文件、不同版本的命名已經用更科學的辦法「歷史版本」解決了。

    你不再需要反復保存文檔,直接就能根據修改意見進行編輯,WPS 云文檔都將會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人。

    (點擊云文檔的任一文件,即可看到「歷史版本」)

    更酷的是,文件的所有版本點擊皆可預覽,也支持直接導出、恢復。不需要對文件重復命名,WPS 云文檔「歷史版本」就能自動幫你搞定!

    (100+個版本,也能完全備份存儲)


    03

    快速搜索、分類搜索,皆可快速搞定


    文件管理的目的,便是在需要時能夠快速搜索定位。WPS 自帶的功能中也能輕松實現。

      用「搜索框」搞定快速搜索


    在快速搜索方面,WPS 2019 首頁提供了搜索框功能。用戶搜索文件名稱,即可快速找到文件及所在的位置。


    倘若將文件備份至 云文檔,WPS 會員用戶還能使用「全文檢索」功能,僅需在搜索框中輸入關鍵詞,不僅能快速找到相關的文件名稱,還能看到文檔正文內容中含有關鍵詞的文件。

    具體如下圖所示:


      分類搜索善用「篩選」


    辦公文件格式十分多樣,常見的有文檔、表格、PPT、PDF、圖片等等。為了方便用戶快速對文檔進行分類查找,WPS 2019 提供了「篩選」功能。

    僅需在首頁中點擊「篩選」,即可讓文件以不同的格式進行排列:



    最后,我們來總結下,在 WPS 中開啟「云文檔」功能,便可充分實踐文件管理的 4 點要領:

    • 備份和同步:善用星標、云文檔文件夾

    • 合理命名:使用云文檔的「歷史版本」

    • 快速搜索:使用首頁「搜索框」快速定位

    • 分類搜索:善用首頁的「篩選」

            ……

    今天的文章就到此結束啦~如果你還沒有良好的文件管理習慣,那么建議你使用 WPS 2019 的上述功能,杜絕再出現關鍵時刻找不到文件的狀況。

    如果你還不知道「WPS 云文檔」功能如何開啟,可點擊下方圖片查看:

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